Waarom SaaS-stacks stil groeien tot een kostbare schaduw-IT-clu

Softwarestapels groeien zelden in één keer te groot. Meestal nemen teams stap voor stap extra tools in gebruik: voor marketingautomatisering, goedkeuringen, support of analyses. Elke keuze lijkt op dat moment logisch. Samen zorgen die keuzes voor versnippering, dubbele licenties, schaduw-IT en meer tijd voor beheer dan voor waardecreatie. Gartner noemde SaaS-managementplatforms in 2024 als antwoord op overspending, meer risico, minder zichtbaarheid en contractsprawl.

Groei voelt efficiënt

SaaS-groei is op zichzelf geen probleem. Het probleem ontstaat wanneer afdelingen zonder centraal overzicht eigen tools toevoegen. Dan ontstaan losse eilandjes met verschillende inlogstromen, databronnen en contracten. Processen blijven soms alleen draaien omdat een paar mensen precies weten hoe alles werkt. Flexera noemt dit een zichtbaarheidsprobleem en wijst op de gevolgen van decentralisatie en SaaS-sprawl.

Ook de bestedingen blijven stijgen. Gartner meldde dat de wereldwijde SaaS-omzet in 2024 met 16,7% groeide naar 218,5 miljard dollar. Gartner voorspelde ook dat SaaS-uitgaven in 2024 zouden uitkomen op 247,2 miljard dollar. Meer software betekent dus niet automatisch meer productiviteit. Het betekent wel meer beheer, meer keuzes en meer kans op overlap.

De verborgen kosten

Veel organisaties kijken eerst naar de maandelijkse factuur. De echte kosten zitten vaak verderop in de keten:

• dubbele functies in verschillende tools;

• ongebruikte accounts en licenties;

• beheer van contracten en verlengingen;

• koppelingen die breken of dubbel worden gebouwd;

• training per afzonderlijke tool;

• beveiligings- en compliance-risico’s door ongeautoriseerde software.

Flexera’s 2024 State of ITAM Report laat zien dat verspild IT-budget nog altijd een groot probleem blijft. Minder volwassen teams noemen vooral verspilling in SaaS, desktopsoftware en cloud. Hoe minder grip je hebt op de portefeuille, hoe groter de kans dat je betaalt voor software die weinig wordt gebruikt.

Minder overzicht betekent minder veiligheid

Softwarewildgroei raakt niet alleen finance en operations, maar ook security. Microsoft beschrijft schaduw-IT als een risico voor compliance, privacy, data governance en toegankelijkheid. NIST koppelt software asset management aan continuous monitoring, met als doel een betrouwbare inventarisatie en netwerktoegangscontrole op basis van inventarisdata. CISA noemt asset management zelfs de basis van een sterke cybersecuritystrategie.

Dat is logisch: je kunt software niet goed beveiligen als je niet weet dat die bestaat. Een tool die ooit door één team is aangeschaft, kan inmiddels klantdata verwerken en koppelingen met andere systemen gebruiken zonder actueel toezicht van IT.

Eenvoud heeft strategische waarde

Eenvoud in IT draait niet om zo min mogelijk tools. Het draait om beheersbaarheid. Een compactere stack helpt om snel drie vragen te beantwoorden:

• Welke applicaties zijn echt in gebruik?

• Welke processen overlappen elkaar?

• Welke software draagt aantoonbaar bij aan omzet, productiviteit of risicobeperking?

NIST benadrukt dat een nauwkeurige software-inventaris nodig is voor betere business-, IT- en cybersecurityfuncties. Zonder goede basisinformatie blijft elk gesprek over kostenoptimalisatie of risicobeperking een gok.

Hoe organisaties grip terugpakken

De oplossing is niet om alles in één keer te schrappen. De oplossing is om opnieuw te sturen op functie, gebruik en risico.

Begin met zichtbaarheid. Breng in kaart welke applicaties er zijn, wie ze gebruikt, welke data erin zit en welk team eigenaar is.

Groepeer daarna op functie, niet op afdeling. Veel organisaties betalen voor meerdere tools die hetzelfde probleem oplossen. Denk aan communicatie, workflow, analytics, projectmanagement, support en procurement.

Stel vervolgens een duidelijke regel in: keep, replace of retire. Niet elke tool moet direct weg, maar elke tool heeft wel een status nodig.

Verbind ten slotte procurement, security en IT. Als die drie los van elkaar beslissen, groeit de stapel vanzelf weer aan. Microsoft wijst immers op de risico’s van schaduw-IT op meerdere domeinen tegelijk.

De echte winst

Een eenvoudigere stack levert meer op dan kostenbesparing. Ze maakt een organisatie sneller, veiliger en beter bestuurbaar. Minder tools betekent minder uitzonderingen, minder overdracht tussen teams, minder licentieverspilling, minder auditstress en minder afhankelijkheid van individuele kennis.

Wie software niet langer beoordeelt op “kan dit erbij?”, maar op “draagt dit bij aan onze kern?”, bouwt aan een IT-landschap dat meegroeit zonder onnodig uit te dijen.